Protection des Données Personnelles






1 Pourquoi cette charte ?





L’association s’engage à ce que la collecte et le traitement de vos données soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette charte vous informe sur la manière dont nous gérons vos informations lors de vos adhésions, achats de billets ou contacts et dans les relations avec les personnes de l’association des Amis du Théâtre de la Côte Basque.





2 Qui est responsable de vos données ?





Le responsable du traitement est l’association « Les Amis du Théâtre de la Côte Basque » en tant que personne morale représentée par son Président. L’association est animée par 21 membres bénévoles du Conseil d’Administration, incluant un Bureau (Président, Vice-présidents, Trésorier et Secrétaire, etc …).





3 Quelles données collectons-nous ?





Nous collectons uniquement les données nécessaires à nos activités culturelles :





3.1 Pour les personnes majeures numériquement :





  • Identification des adhérents et des « troupes de théâtre » : Nom, prénom, adresse de courriel, téléphone (via formulaires papier ou logiciels).
  • Billetterie et Adhésion : Informations traitées via notre logiciel de gestion et par notre logiciel de billetterie.
  • Communication des événements et de la vie de l’association : Envoie de courriels d’information sur la vie de l’association.
  • Droit à l’image : Photos des bénévoles et des acteurs lors des représentations ou événements, après recueil du consentement.
  • Vie sociale : Navigation sur notre site (hébergé chez OVH) sans identification directe des visiteurs. Adhésion aux réseaux sociaux hébergeant des publications de l’association.
  • Production de Statistiques : Production de statistiques diverses nécessaires à la gestion de l’association et des spectacles.





3.2 Pour les personnes mineures numériquement :





Nous collectons des données identique en nous assurant que le responsable légal autorise la communication avec la personne mineure numériquement.





De plus nous apportons une attention particulière à ces données et adoptons des mesures particulières de protection.





4 Pourquoi et comment utilisons-nous vos données ?





Vos données collectées sont utilisées pour les finalités suivantes :





  • La gestion des adhésions et de la billetterie (Base légale : exécution du contrat).
  • L’envoi de courriel d’informations sur la programmation et les événements de l’association (Base légale : intérêt légitime).
  • La transmission de listes nominatives aux salles de spectacle partenaires (Bases légales liées à l’accueil du public et à la sécurité).
  • La gestion des tâches inhérentes à la gestion administrative d’une association (Bases légales liées à la gestion d’une association)
  • La gestion des taches inhérentes la programmation des événements programmés par l’association (Bases légales liées à la gestion d’une association).





5 Qui a accès à vos données ?





L’accès est strictement limité aux membres du Bureau et du Conseil d’Administration ayant besoin d’en connaître dans le cadre de leurs fonctions bénévoles (ex: Trésorier pour les règlements, Secrétaire pour le fichier membres, etc …) et aux tiers imposés par les obligations légales dans la gestion financière et techniques de l’association.





Vos données sont également traitées par nos prestataires techniques chez qui nous sous-traitons des finalités de traitement :





  • Hébergement du site internet,
  • Gestion de billetterie des spectacles,
  • Gestion du temps des bénévoles,
  • Gestion bancaire,
  • Gestion comptable,





6 Durée de conservation





  • Adhérents / Clients : Durée de la relation contractuelle augmentée de 3 ans à compter de la dernière la communication culturelle effectuée vers les membres ou clients.
  • Données financières : 5 ans pour répondre aux obligations comptables et fiscales.





7 Sécurité et responsabilité des bénévoles





L’association est gérée exclusivement par des bénévoles. Pour garantir la sécurité des données malgré l’absence de service informatique dédié, les règles suivantes s’appliquent :





  • Accès restreint : Seuls les membres du Bureau et les bénévoles chargés de missions spécifiques (billetterie, accueil des troupes, secrétariat, mécénat, etc) ont accès aux fichiers contenant des données personnelles.
  • Matériel de l’association : L’utilisation des ordinateurs de l’association est privilégiée pour toute manipulation du fichier des membres ou de la billetterie. Ces appareils sont protégés par un mot de passe robuste et font l’objet de sauvegarde régulière.
  • Confidentialité : Chaque bénévole ayant accès aux données s’engage à respecter leur stricte confidentialité et à ne pas les divulguer à des tiers non autorisés.
  • Sécurité logique : Nous mettons en œuvre des mesures techniques appropriées pour prévenir toute déformation, dommage ou accès non autorisé aux données.





8 Gestion spécifique de l’hébergement et de la billetterie





  • Logiciel de billetterie : La gestion des places de spectacle et des données de billetterie est centralisée sur un serveur de l’association sous-traité à un prestataire. Ce prestataire est choisi pour ses garanties en matière de sécurisation des transactions et de protection des données.
  • Hébergement : Le site internet de l’association est hébergé sur les serveurs d’un prestataire hébergeant toutes les données personnelles en Europe. Ce prestataire assure le stockage technique des données de navigation.





9 Gestion des formulaires papier et talons de tickets





  • Collecte physique : Les données collectées via des formulaires papier (adhésions lors de forums ou de spectacles) sont saisies numériquement dans les meilleurs délais.
  • Archivage : Les documents papier originaux et les talons de tickets (utilisés pour les listes nominatives transmises aux salles) sont conservés dans un lieu sécurisé sous la responsabilité du Bureau et détruits une fois leur durée de conservation légale atteinte.





10 Transmission aux partenaires culturels





Dans le cadre de l’organisation des spectacles, nous sommes amenés à transmettre :





  • Aux salles de spectacle : Des listes nominatives issues du logiciel Sirius ou des talons de tickets, pour des raisons de sécurité, de contrôle d’accès et de gestion des jauges.
  • Aux autorités : En cas d’audit ou de contentieux, les données strictement nécessaires peuvent être communiquées aux autorités judiciaires ou administratives compétentes.





11 Gestion des cookies





Les cookies utilisés par l’association sont utilisés dans le but d’analyser la fréquentation et l’utilisation qui est faite du site et des réseaux sociaux.





Ces informations ont pour but unique d’adapter les communications vers les spectateurs et les adhérents pour être le plus efficient possible.





12 Transfert hors de l’union européenne





12.1 Hébergement de site internet





Le site internet de l’association est situé en europe, mais le prestataire utilise le produit de Google « Google Analytics » pour produire des statistiques de consultation du site internet.





Vous pouvez obtenir plus d’informations sur le service Google Analytics en vous rendant à la page http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html





12.2 Réseau Sociaux





L’association publie des informations sur les réseaux sociaux suivants, aussi nous vous invitons fortement à prendre connaissance des conditions d’utilisation tel que décrit par les sociétés de ces éditeurs :





Facebook Instagram  https://www.meta.com/fr-fr/actions/privacy-and-risk/
Tik Tok  https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/fr
LinkedInhttps://fr.linkedin.com/legal/l/dpa  





13 Vos droits concernant vos données personnelles





La mise en œuvre du Règlement Général de Protection des Données Personnelles vous octroies un certain nombre de droits qui sont :





13.1 Les droits que vous pouvez exercer





  • Le droit d’accès
  • Le droit à la rectification de vos données
  • Le droit à l’effacement de vos données
  • Le droit à la limitation des traitements de données
  • Le droit de vous opposer aux traitements de données
  • Le droit à la portabilité de vos données
  • Le droit de retirer Le consentement
  • Le droit d’introduire une réclamation





13.2 Le droit d’accès





Vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations vous concernant :





  • Les finalités du traitement ;
  • Les catégories de données personnelles concernées ;
  • Les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
  • Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • L’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
  • Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • Des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;





13.3 Le droit à la rectification de vos données





Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.





13.4 Le droit à l’effacement de vos données





Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :





  • Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • Vous retirez le consentement préalablement donné sur les données faisant l’objet du consentement;
  • Vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • Le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.





13.5 Le droit à la limitation des traitements de données





Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par le Règlement Général de la protection des données personnelles. 





13.6 Le droit de vous opposer aux traitements de données





Le droit d’opposition vous permet de vous opposer à ce que vos données soient utilisées par un organisme pour un objectif précis. Vous devez mettre en avant « des raisons tenant à votre situation particulière », sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif.





13.7 Le droit à la portabilité de vos données





Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles, c’est-à-dire du droit de recevoir et de demander le transfert de ces données d’un responsable de traitement à un autre.





Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est le consentement et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.





13.7 Le droit de retirer Le consentement





Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur le consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.





13.8 Le droit d’introduire une réclamation





Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), 3 place de Fontenoy 75007 Paris, sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.





13.9 Les modalités d’exercice de vos droits





Pour toute information ou exercice de vos droits sur les traitements de données personnelles gérés l’association devra être réalisé par courrier postale à l’adresse suivante :





Association des Amis du Théâtre de la côte basque





11 avenue Sarasate,





64200 Biarritz





En joignant des preuves de votre identité à la demande.





14 Information et mise à jour





Cette charte est susceptible d’évoluer selon le contexte légal ou les modifications de nos activités. Les membres et usagers seront informés de toute mise à jour importante par tout moyen jugé utile (affichage, courriel, site web).